Warto wiedzieć, że sposób organizacji eventu biznesowego powinien być uzależniony nie tylko od specyfiki branży, ale również celu spotkania. Wyróżniamy jednak uniwersalne praktyki, których zastosowanie jest w stanie usprawnić organizację omawianych wydarzeń. Jak zorganizować spotkanie biznesowe?
Dostarczenie uczestnikom możliwie najwięcej informacji przed spotkaniem
Rekomendowane jest, by uczestnicy spotkania biznesowego znali jego termin przynajmniej tydzień wcześniej. Świetnym rozwiązaniem będzie także udostępnienie zaproszonym gościom dodatkowych informacji. Pozwoli im to właściwie przygotować się do wymiany argumentów.
Uczestnicy powinni wiedzieć ile dokładnie będzie trwało spotkanie, gdzie odbędzie się wydarzenie. Nie można oczywiście zapomnieć poinformować o tematach, jakie będą poruszane.
Ustalenie rozsądnego czasu spotkania
Należy mieć świadomość, że najbardziej optymalny czas spotkania biznesowego wynosi od 1 do 2 godzin. W przypadku, gdy wydarzenie będzie trwało dłużej uczestnicy mogą mieć ogromne problemy z zachowaniem wysokiego poziomu koncentracji. Osoby planujące zorganizować kilkugodzinne spotkanie muszą pamiętać o zaplanowaniu przynajmniej kilku przerw na kawę. Uczestnicy będą bowiem potrzebowali odpoczynku od wysiłku intelektualnego.
Koniecznie trzeba zdawać sobie sprawę, że istotne znaczenie ma nie tylko i wyłącznie czas spotkania biznesowego, ale również pora jego rozpoczęcia. Rekomendowane jest, by termin wydarzenia był bardzo zbliżony do pory posiłku. Nie można zapomnieć o punktualności. Powinno się rozpocząć i zakończyć spotkanie o wyznaczonej porze.
Przygotowanie przestrzeni i zadbanie o porządek
W zdecydowanej większości przypadków spotkania biznesowe odbywają się w biurach lub salach konferencyjnych. Należy zadbać o to, by miejsce było wyciszone, a także osłonięte. W ten sposób zapewnione będą warunki do skupienia się. Nie będą także rozpraszani inni pracownicy. Koniecznie trzeba pamiętać o tym, by w pomieszczeniu panował odpowiedni porządek. Uczestnicy powinni wejść do sali konferencyjnej, która będzie już wcześniej przygotowana.
Zaproponowanie na spotkaniu wody lub kawy
Rekomendowane jest zaproponowanie uczestnikom spotkania wody lub kawy zaraz po powitaniu. Warto wiedzieć, że wspomniany zabieg będzie nie tylko i wyłącznie przyjaznym gestem, ale również zagwarantuje uczestnikom komfort w trakcie dyskusji.
Zakończenie spotkania konkluzją
Świetnym rozwiązaniem będzie przytoczenie na końcu spotkania istotnych wniosków, a także powtórzenie ustaleń z wszystkich etapów dyskusji. Zalecane jest również przesłanie uczestnikom w wiadomości e-mail wypunktowanych ustaleń i wniosków.
